Сейчас вы узнаете: ознакомиться с особенностями организации учета кадров и заработной платы в 1С:Бухгалтерии.

8.1. Общие положения

Кадровый учет, учет заработной платы - это важная часть делопроизводства в любой организации. Кадровый учет сам по себе находится несколько в стороне от бухгалтерского учета, однако в некоторых вопросах (например, в вопросах, касающихся размера оклада сотрудников) весьма тесно с ним соприкасается.

1С:Бухгалтерия позволяет автоматизировать учет кадров, учет операций с зарплатой, однако программа, не являясь специализированной системой, нацеленной на кадровый и "зарплатный" учет, не обладает достаточно широкими возможностями в этой области. Можно сказать, что в 1С:Бухгалтерии реализован тот набор операций, который позволяет корректно отразить заработную плату в бухгалтерском учете, отразить учет заработной платы в разрезе отдельных сотрудников, а вот более сложные операции в программе не предусмотрены. Конечно, если в программе не предусмотрена автоматизация каких-либо действий, их всегда можно произвести вручную, однако, если перед вами стоит задача комплексной автоматизации учета кадров и зарплаты на предприятии - лучше будет, если вы воспользуетесь, например, решением от 1С (1С:Зарплата и управление персоналом), ориентированным именно на эти операции.

Подсистема учета кадров, расчета заработной платы и связанных с ними операций в 1С:Бухгалтерии подходит лишь для тех организаций, которые ведут достаточно простой кадровый учет, имеют небольшое количество сотрудников.

В частности, 1С:Бухгалтерия позволяет выполнять следующие действия:

• Кадровый учет;
• Учет начисления заработной платы;
• Учет выплаты заработной платы;
• Учет депонирования заработной платы;
• Учет расчетов по НДФЛ;
• Формирование отчетности;

Для начала рассмотрим вопросы кадрового учета в 1С:Бухгалтерии.

8.2. Организация кадрового учета

Кадровый учет в 1С:Бухгалтерии предусматривает выполнение следующих операций:

• Прием на работу;
• Увольнение с работы;
• Кадровые перемещения;
• Формирование отчетов по кадрам;

Прием на работу

После того, как с новым сотрудником заключен трудовой договор, его можно оформить в 1С:Бухгалтерии при помощи документа Прием на работу (Кадры > Прием на работу в организацию).

Этот документ, помимо того, что регистрирует нового сотрудника в базе, сохраняет параметры регламентированного учета его заработной платы, позволяет сформировать печатную форму №Т-1 - Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу или, для группы работников, форму №Т-1а.

Прежде чем создавать этот документ желательно выполнить следующие подготовительные действия для новых сотрудников.

Во-первых, нужно внести их в справочник Физические лица (Кадры > Физические лица). Выше, при оформлении информации об ответственных лицах организации, мы уже заполняли этот справочник. Данные о физическом лице (рис. 8.1) достаточно подробны.

В нашем случае здесь сохранены данные о Васильеве Сергее Петровиче, который внесен в справочник Ответственные лица как руководитель организации.

Напомним, что при нажатии на кнопку НДФЛ в командной панели приведенного окна, открывается окно для настройки некоторых параметров, влияющих на расчет НДФЛ. В частности, это информация о заработной плате на предыдущих местах работы и данные о налоговых вычетах, применяемым к данному физическому лицу.

Справочник Физические лица хранит сведения о физических лицах, которые могут быть сотрудниками организации, а могут и не быть ими.

Для того чтобы "превратить" обычное физическое лицо в сотрудника организации, нужно заполнить соответствующими данными элемент справочника Сотрудники организации (Кадры > Сотрудники организации). Удобнее всего заполнять справочник Сотрудники организации на основании данных справочника Физические лица.

В нашем случае для того, чтобы создать элемент справочника Сотрудники организации, достаточно выбрать физическое лицо Васильев Сергей Петрович в справочнике Физические лица, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать в появившемся меню пункт На основании и в меню, появившемся после выбора команды, выбрать пункт Сотрудники организации. Вот, что у нас получилось после выполнений этой команды (рис. 8.2).

Как видите, в форму информации о сотруднике были скопированы сведения из формы данных о физическом лице.

Можно заметить, что элемент справочника Сотрудники организаций содержит меньше сведений, чем элемент справочника Физические лица. Например, здесь нет информации об НДФЛ, об адресе сотрудника и т.д.

Так же обратите внимание на то, каким образом можно создавать элементы этого справочника. Если ранее вы ввели данные о физическом лице - их можно перенести в справочник Сотрудники организаций, выбрав параметр Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц и нажав на соответствующую кнопку. Если же вы не вводили ранее данных о нужном вам физическом лице, вы должны будете оставить установленным параметр Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц - вам придется заполнить элемент справочника Сотрудники организаций, данные из которого будут перенесены так же в справочник Физические лица, а в последнем справочнике вам может понадобиться дополнение данных.

Автоматическое заполнение элемента справочника Сотрудники организаций нас устраивает, поэтому нажимаем ОК. Вот как выглядит форма списка этого справочника (рис. 8.3).

Обратите внимание на поле Состояние. Здесь, напротив записи Васильев Сергей Петрович, расположена надпись Не принят(а). То, что мы внесли физическое лицо в список сотрудников, еще не означает, что мы оформили его в системе как сотрудника. Теперь настала очередь документа Прием на работу в организацию. Его можно создать вводом на основании элемента справочника Сотрудники организаций (кнопка Ввести на основании > Прием на работу в организацию или соответствующий элемент контекстного меню).

Создадим новый документ Прием на работу в организацию с помощью процедуры ввода на основании. Вот, что у нас получилось (рис. 8.4)

Документ оформляется для одной из организаций, учет по которым ведется в базе (реквизит Организация), он имеет две вкладки.

Вкладка Работники содержит список работников (из справочника Сотрудники организаций), прием которых на работу мы собираемся зарегистрировать с помощью документа. Здесь есть табличное поле, в котором указывается табельный номер сотрудника, его ФИО, дата приема, подразделение, в которое он принимается и должность.

Установим дату приема работника 01.01.2009, подразделение - Администрация, должность - Директор. Ранее мы вводили данные для полей Подразделение и Должность, поэтому сейчас нам лишь нужно выбрать их из соответствующих списков.

В табличном поле вкладки Работники может содержаться информация о нескольких работниках, но мы в данном примере ограничимся одним.

Теперь рассмотрим вкладку Начисления (рис. 8.5).

Она содержит информацию о том, каким образом работнику будет начисляться заработная плата. В поле табличной части Работник нужно внести сотрудника организации из справочника Сотрудники организаций (в нашем случае это тот же самый сотрудник, которого мы принимаем данным документом на работу). Поле Вид расчета содержит подробности о заработной плате работника. В частности, в это поле нужно подобрать элемент плана видов расчета Начисления организации.

По умолчанию в данном плане видов расчета есть лишь один элемент - он называется Оклад по дням. В план видов расчета можно добавить и другие элементы. Это нужно сделать в том случае, если вы хотите особым образом настроить отражение заработной платы работника в учете и параметры ее налогообложения.

На вышеприведенном рис. 8.5 вы можете видеть открытую форму элемента плана видов расчета Начисление организации: Оклад по дням. Здесь можно настраивать следующие параметры:

1. Отражение в бухучете. Нажмем на кнопку с тремя точками - появится окно справочника Способы отражения зарплаты в регламентированном учете (рис. 8.6).
   
   
   
   Рис. 8.6.  Настройка отражения начисленной заработной платы в учете
   Этот справочник содержит шаблоны проводок, которыми заработная плата отражается в регламентированном учете. Здесь указаны лишь корреспондирующие счета (или субсчета), а информация по аналитическим разрезам учета не приведена. При обработке системой данного шаблона в него будут подставлены нужные данные для правильной организации аналитического учета.

   В нашем случае можно отметить, что в качестве способа отражения заработной платы в регламентированном учете выбран предустановленный в системе способ Отражение начислений по умолчанию. Здесь видно, что при начислении заработной платы делается бухгалтерская запись вида Д26 К70, то есть расходы по заработной плате данного работника относят на счет общехозяйственных расходов. Такая проводка нас вполне устраивает - ведь мы в данный момент оформляем параметры оплаты труда директора, а расходы по зарплате управленческого персонала обычно относят именно на счет 26.

   Если нам понадобится указывать способы учета заработной платы для какого-то другого работника, например, занятого в основном производстве (расходы по которому учитываются по счету 20 "Основное производство"), правильным порядком работы будет, во-первых - создать новый элемент в плане видов расчета Начисления организации, во-вторых - соответствующим образом настроить отражение заработной платы в учете, и, в-третьих, настроить другие параметры элемента плана видов расчета.

2. НДФЛ. Здесь нужно выбрать подходящий для данного вида начисления код дохода для организации учета расчета и удержания НДФЛ. При нажатии на кнопку с тремя точками появляется список кодов доходов НДФЛ (из справочника НДФЛ Доходы), из которых нужно выбрать код, соответствующий начисляемому доходу. В нашем случае это код 2000 - Вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей.
3. ЕСН. Здесь следует указать порядок обложения начисляемого дохода Единым социальным налогом (ЕСН). При установке данного элемента мы, фактически, выбираем элемент справочника Доходы ЕСН (Способы отражения доходов в учете ЕСН) (рис. 8.7).
   
   
   
   Рис. 8.7.  Способы отражения доходов в учете ЕСН
   Единый социальный налог имеет сложную структуру, не все выплаты сотрудникам организации подлежат обложению ЕСН, в справочнике приведены различные варианты обложения доходов ЕСН, в нашем случае подходит элемент, выбранный по умолчанию - Облагается целиком.
4. ФСС (Страхов. несч. случаев). Это поле содержит информацию об обложении начисления взносами в ФСС РФ. Нас устроит вариант Облагается.
5. Вид начисления по ст. 255 НК РФ. Статья 255 НК РФ "Расходы на оплату труда" относится к гл. 25 НК РФ "Налог на прибыль организаций". Эта статья налогового кодекса содержит перечень расходов на оплату труда, которые можно принять для целей налогового учета. В нашем случае расходы относится к пп. 1 ст. 255 НК РФ. Этот подпункт звучит следующим образом:
   К расходам на оплату труда в целях настоящей главы относятся, в частности:

   1. суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда
6. Может относиться к видам деятельности, облагаемым ЕНВД - установка этого флажка имеет значение, если организация использует ЕНВД.

Выполнив все вышеперечисленные действия, сохранив и проведя документ, мы можем при необходимости распечатать форму приказа и посмотреть движения документа по регистрам (Перейти > Движения документа по регистрам).

При проведении документ формирует движения по регистру сведений Работники организаций, в который вносится информация о работнике, а так же по регистру сведений Плановые начисления работников организаций (рис. 8.8).

После того, как мы завершили действия с приемом сотрудника на работу, примем еще одного сотрудника - Петрову Галину Владимировну на должность кассира. Принимаем ее с теми же параметрами, которые были при приеме директора, оклад установим равным 15000 рублей, дату приема - 2.01.2009.

Обратите внимание на то, что из формы справочника Сотрудники организации можно, по нажатию комбинации клавиш Alt+F12 или, выбрав команду панели инструментов Перейти > Данные работника, открывать окно обработки, в котором сгруппирована вся кадровая и "зарплатная" информация о работнике (рис. 8.9)

Пользоваться этой обработкой удобно, если вам нужно быстро просмотреть, отредактировать какие-то данные о сотруднике. Фактически - перед нами альтернативный интерфейс для выполнения многих задач кадрового учета.

Кадровые перемещения

В предыдущем примере мы приняли на должность кассира Петрову Галину Владимировну. На рис. 8.10 вы можете видеть состояние регистров учета после проведения документа, которым мы принимали ее на работу.

Руководитель решил переместить ее на должность менеджера в том же подразделении с 16.01.2009. Рассмотрим, как для этих целей можно использовать документ Кадровые перемещения организаций (Кадры > Кадровые перемещения организаций).

Документ Кадровые перемещения организаций используется в тех случаях, когда нужно зарегистрировать, собственно, кадровые перемещения сотрудников, изменения в оплате труда или в других условиях.

Создадим новый документ Кадровое перемещение организаций. По структуре он очень похож на вышерассмотренный документ приема на работу. По крайней мере, табличная форма вкладки Работники (рис. 8.11).

Заполним эту табличную часть теми же методами, какими заполняли документ приема на работу. Обратите внимание на то, что этот документ умеет формировать печатные формы №Т-5 и Т-5а.

А вот табличная часть на вкладке Начисления (рис. 8.12) имеет одно весьма существенное отличие.

Эта табличная часть, помимо уже знакомых вам полей Работник, Вид расчета и Размер имеет поле Действие. Оно может принимать одно из четырех значений:

• Начать;
• Изменить;
• Не изменять;
• Прекратить;

Эти значения устанавливают порядок изменения начислений, которые ранее относились к работнику. Перечислим варианты использования данных значений.

• Если вы хотите прекратить начисление - выберите значение Прекратить;
• Для того, чтобы оставить старое начисление без изменения - нужно выбрать параметр Не изменять;
• Для того чтобы заменить одно начисление на другое нужно указать новое начисление и прекратить предыдущее.
• Для того, чтобы изменить размер должностного оклада, нужно выбрать параметр Изменить и указать новый оклад.

Обратите внимание на то, что на одну и ту же дату к работнику может применяться лишь одно начисление одного вида. Если нужно, чтобы на одну и ту же дату к работнику применялись два сходных начисления - можно создать второй аналогичный вид начисления, задав ему другое имя.

Мы, заполняя вкладку действия, выбрали значение поля Действие - Изменить и указали новый должностной оклад в размере 14000 рублей.

Проведем документ и посмотрим, как он повлиял на регистры учета (рис. 8.13).

Увольнение с работы

Увольнение сотрудника с работы в системе кадрового учета можно выполнить при помощи документа Увольнение из организации (Кадры > Увольнение из организации).

При увольнении сотрудника нужно заполнить табличную часть (рис. 8.14)

Заполним поле Работник на основании справочника Сотрудники, в поле Дата увольнения введем дату увольнения работника, в поле Прекращать стандартные вычеты установим флажок, а в поле Основание - выберем основание для увольнения. Это поле требует некоторого внимания. Оно заполняется на основе справочника Основания для увольнений из организации.

Этот справочник нужно заполнить - либо предварительно, либо при вводе информации об увольнении сотрудника. Обычно основания для увольнения из организации укладываются в рамки Трудового Кодекса Российской Федерации. В системе предусмотрено автоматическое заполнение справочника Основания для увольнений из организации на основе специально подготовленного списка пунктов ТК РФ. Для того чтобы подобрать данные из этого списка, достаточно нажать на кнопку Подбор в форме справочника, выбрать нужную строку, и, сделав по ней двойной щелчок, подтвердить выбор основания для увольнения.

Документ Увольнение из организации может выводить печатные формы №Т-8 и №Т-8а.

О групповых операциях

В кадровых документах предусмотрены, помимо индивидуальных, групповые операции. Например, в только что рассмотренном документе Увольнение из организации, есть кнопка Заполнить, которая позволяет заполнить документ списком работников.

Отчеты по кадрам

Отчеты по кадрам можно найти в уже известном вам меню Кадры. Например - это личная карточка работника по форме №Т-2 (Кадры > Личная карточка Т-2), отчет Список работников (Кадры>Список работников организации).

8.3. Заработная плата

Рассмотрим особенности исчисления, начисления, выплаты, депонирования заработной платы в 1С:Бухгалтерии. Прежде чем говорить о "зарплатных" действиях в программе, рассмотрим общую последовательность этих действий. Дело в том, что в системе нет единого документа, который позволяет рассчитать зарплату, начислить ее, учесть на счетах бухгалтерского и налогового учета, выплатить. Все эти действия выполняются различными документами, причем, обычно применяется определенная последовательность действий, связанных с заработной платой.

Ниже приведен состав такой последовательности. Не все из приведенных этапов должны строго следовать друг за другом.

1. Оформление сотрудника на работу, используя документ Кадры > Прием на работу в организацию. Похожую роль может играть документ Кадры > Кадровое перемещение организаций, но он может воздействовать на тех сотрудников, которые уже приняты на работу.
2. Оформление документа Зарплата > Начисление зарплаты работникам организации. С помощью этого документа можно зарегистрировать в системе сведения о начисленных работнику суммах заработной платы, об удержанном НДФЛ. Надо отметить, что при заполнении этого документа бухгалтер обычно вынужден прибегать к самостоятельным расчетам. Этот документ, фактически, формирует расчетную ведомость по сотрудникам организации.
3. Оформление документа Зарплата > Зарплата к выплате. Фактически, этот документ предназначен для автоматизации создания платежной ведомости.
4. Оформление РКО (Касса > Расходный кассовый ордер) - если заработная плата выплачивается через кассу организации, Платежного поручения исходящего (Банк > Платежное поручение исходящее) в том случае если заработная плата выплачивается через банк. Эти документы можно заполнить на основании ранее созданного и проведенного документа Зарплата к выплате. Причем, в системе предусмотрена специальная обработка (Зарплата > Выплата зарплаты расходными ордерами), которая позволяет автоматически сформировать РКО на каждого сотрудника на основе платежной ведомости, созданной документом Зарплата к выплате. Эта обработка нужна тогда, когда заработную плату каждому работнику выплачивают на основании отдельного РКО.
5. Оформление документа Зарплата > Депонирование > Депонирование на тех сотрудников, которые заработную плату не получили. Причем, в будущем, выплата депонированных сумм отражается особым образом - например - с помощью РКО с соответствующим типом операции. В соответствии с законодательством, в том случае, если депонированные суммы не получены сотрудником в течение определенного периода, они могут быть зачислены в доход организации документом Зарплата > Депонирование > Списание депонентов в доходы организаций.
6. Заполнение документа Зарплата > Расчет ЕСН для расчета Единого Социального Налога на заработную плату.
7. Заполнение документа Зарплата > Отражение зарплаты в регламентированном учете - для формирования проводок по учету заработной платы в бухгалтерском и налоговом учете.

Как видите, даже упрощенный учет заработной платы требует немало работы. Давайте рассмотрим отдельные этапы перечисленных процессов. Выше мы уже прошли п.1 приведенного списка - приняли на работу сотрудников, позанимались кадровыми перемещениями. Поэтому сейчас мы займемся п.2, а именно - расчетом и начислением заработной платы.

Предварительные сведения

Программа обладает лишь базовыми возможностями по начислению заработной платы - поэтому пользователю обычно приходится вносить в заработную плату, рассчитанную программой, ручные коррективы или заполнять документ, который используется для расчета заработной платы, вручную. Упрощенные способы исчисления заработной платы, которые предусмотрены в 1С:Бухгалтерии, вряд ли способны удовлетворить бухгалтера организации, которая использует различные формы и системы оплаты труда. Как уже говорилось, если вам нужна серьезная система для автоматизации кадровой службы и автоматизации работы с зарплатой - лучше всего будет обзавестись специализированным программным комплексом - таким, как 1С:Зарплата и управление персоналом.

В системе есть обработка Помощник по учету зарплаты (Зарплата > Помощник по учету зарплаты), рис. 8.15.

Она содержит пронумерованную последовательность шагов, которую нужно выполнить в процессе подготовки системы к начислению зарплаты, начисления зарплаты, ее отражения в учете, выплаты, депонировании. Кроме того, на форме обработки присутствуют сведения о последних введенных документах различных типов и другая справочная информация.

Эта обработка, наряду с вкладкой Зарплата, которая есть на Панели функций, позволяет повысить удобство работы с "зарплатной" частью программы и предоставляет альтернативный интерфейс для действий, которые можно найти в пункте главного меню Зарплата.

Начисление заработной платы

Операция начисления заработной платы в 1С:Бухгалтерии производится при помощи документа Начисление зарплаты работникам организаций (Зарплата > Начисление зарплаты работникам организаций).

Создадим новый документ для начисления заработной платы (нажав кнопку Добавить в форме списка документов), рис. 8.16).

Обратите внимание на поля От и Месяц начисления. Здесь в поле Месяц начисления автоматически установлено 01.01.2009, а в поле от - 30.01.2009 - то есть - последний день месяца (в нашем случае это пятница). Последний день месяца здесь выставлен не случайно. Дело в том, что заработную плату в организациях обычно начисляют именно последним днем месяца, за который исчислена заработная плата. Делается это для того, чтобы начисление дохода по заработной плате соответствовало требованиям п. 2 ст. 223, гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ. Там указано следующее:

"При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом). В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход".

Система автоматически заполняет поля с информацией о дате документа и о месяце начисления. Эти поля можно редактировать вручную. Например, если у нас возникнет необходимость начислить заработную плату работнику, который уволен до истечения календарного месяца - мы сможем вручную отредактировать поле с датой нашего документа.

Документ имеет две вкладки. Вкладка Начисления заполняется списком сотрудников и содержит информацию о начисленной заработной плате. Вкладка НДФЛ содержит данные об НДФЛ, исчисленном на основе данных из вкладки Начисления.

Предусмотрено несколько способов заполнения табличных частей документа:

1. Их можно заполнить вручную, используя кнопки Добавить и заполняя их, выбирая нужные параметры в табличных частях и вводя необходимые параметры вручную.
2. Табличные части можно заполнить, воспользовавшись командой Заполнить > По плановым начислениям. Эта команда использует данные, которые хранятся в регистре Плановые начисления работников организации. В этот регистр данные заносятся при заполнении документов о приеме на работу, о перемещении, об увольнении работников.
3. Можно воспользоваться командой Заполнить > Списком работников. При выборе этой команды будет выведено окно для установки параметров отбора работников, после чего табличные поля будут заполнены.
4. Табличные части можно заполнить с помощью кнопок Подбор в каждой из них. Нажатие на эти кнопки, которая открывает справочник сотрудников организации. Кроме того, табличная часть НДФЛ имеет кнопку Рассчитать - по ее нажатию происходит автоматический расчет НДФЛ на основании данных, хранящихся в табличном поле вкладки Начисления.

Попытаемся заполнить поля автоматически на основе регистра сведений Плановые начисления работников организации (Заполнить > По плановым начислениям). Посмотрим, что у нас получится (рис. 8.17).

Если вспомнить кадровые задачи, которые мы решали выше, окажется, что Васильеву Сергею Петровичу мы должны начислить оклад в размере 20000 рублей, его мы приняли на работу в начале года, никаких кадровых перемещений не делали. А вот с Петровой Галиной Владимировной дело обстоит сложнее.

В месяце, за который мы начисляем заработную плату, мы сначала переместили ее на другую должность с более низкой заработной платой, а потом и вовсе уволили в последний рабочий день месяца. На прежней должности Петровой Г.В. полагался оклад в размере 15000 рублей в месяц, на новой - 14000. А если судить по тем начислениям, которые отражены в окне программы, может показаться, что Петровой Г.В. начислен оклад в размере 29000 рублей. На самом деле это не так. Дело в том, что "зарплатный" модуль 1С, как уже было сказано, построен по упрощенной схеме. Если в течение месяца производились кадровые перемещения, у сотрудника изменялась ставка заработной платы, при заполнении документа будут выведены данные о начислениях без учета отработанного времени.

Очевидно, что заработная плата сотрудницы в последний месяц ее работы будет складываться из двух частей - часть рабочих дней будет оплачена по старому окладу, часть - по новому, к тому же, при увольнении ей могут полагаться какие-то выплаты, например, окажется, что в прошлых периодах ей из-за ошибки в расчетах недоплачивали заработную плату, возможно, что-то будет удержано из заработной платы. Все эти расчеты бухгалтер должен провести самостоятельно. Не будем углубляться в подробности расчета заработной платы Петровой Г.В. Предположим, что в результате расчетов оказалось, что в последний месяц ей, в качестве суммы оплаты труда должны начислить 24500 рублей. Установим сумму равной 24500 рублей - удалим одну из строк с информацией о "лишнем" начислении, а в другой отредактируем сумму.

После правки данных переключимся на вкладку НДФЛ, нажмем на кнопку Рассчитать, на дополнительные вопросы программы ответим согласием. Вот, что у нас получилось (рис. 8.18).

Важно помнить, что данные во вкладке НДФЛ автоматически не пересчитываются. Если вы вручную поменяли данные на вкладке Начисления - вам нужно обязательно нажать на кнопку Рассчитать, переключившись на вкладку НДФЛ.

Программа автоматически рассчитала суммы НДФЛ исходя из перечисленных в табличной части Начисления сумм доходов и их кодов и исходя из данных по НДФЛ, которые были введены при заполнении сведений о физических лицах (мы выполняли эти действия в лекции №3).

Вспомним, что к Васильеву С.П. налоговые вычеты не применяются, к Петровой Г.В. применяется стандартный налоговый вычет в размере 400 рублей. В итоге для Васильева С.П. мы получаем следующую сумму НДФЛ: 20000 * 13% = 2600 руб. Для Петровой Г.В. получаем следующую сумму: (24500 - 400) * 13% = 3133 руб. Если у вас получаются другие цифры - проверьте параметры НДФЛ, установленные у физических лиц в соответствующем справочнике.

Размеры вычетов по НДФЛ периодически меняются. Для того, чтобы вручную, не дожидаясь очередного обновления программы, изменить эти размеры, можно воспользоваться справочником, Размер стандартных вычетов НДФЛ (Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Размер стандартных вычетов НДФЛ). Так же этот справочник можно использовать для того, чтобы уточнить текущие размеры вычетов, установленные в программе или соответствие размеров вычетов их кодам.

Убедившись в правильности расчетов, сохраним и проведем документ нажатием на кнопку ОК.

После проведения документ сформировал движения по следующим регистрам:

• Регистр накопления Взаиморасчеты с работниками организаций. Сюда записываются суммы, которые причитаются к выплате по результатам проведения документа.
• Регистр накопления НДФЛ расчеты с бюджетом. Он хранит суммы, причитающиеся оплате в бюджет по результатам исчисления НДФЛ. Ведь организация уплачивает НДФЛ за сотрудника, поэтому именно она отвечает за расчеты с бюджетом. Здесь же сохраняется информация о налоговых вычетах. Выше, настраивая учетную политику по персоналу (Предприятие > Учетная политика > Учетная политика по персоналу), мы указали там, что при начислении НДФЛ следует принимать исчисленный налог к учету как уплаченный. Поэтому вместе с записями по задолженности по НДФЛ формируются и записи по погашению этих задолженностей. Понятно, что эти записи не уменьшат реальной задолженности перед бюджетом по НДФЛ до тех пор, пока исчисленные суммы не будут фактически уплачены.
• Регистр накопления НДФЛ сведения о доходах. Этот регистр хранит данные о доходах сотрудников для целей исчисления НДФЛ. Расчет НДФЛ зависит от сумм дохода, начисленных сотруднику в предыдущие периоды, этот регистр используется для хранения данных сумм.

Если возникает необходимость во вводе данных о доходах сотрудников для целей учета НДФЛ и ЕСН вручную, это можно сделать с помощью документа Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Ввод доходов и налогов НДФЛ и ЕСН. Если возникает необходимость в перерасчете НДФЛ или возврате НДФЛ, можно воспользоваться документами Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Перерасчет НДФЛ, Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Возврат НДФЛ.

По окончании работы с документом начисления заработной платы, можно сформировать некоторые отчеты. Например, для того, чтобы проверить правильность начисления зарплаты до того, как она найдет отражение в бухгалтерском учете, можно сформировать некоторые отчеты.

Отчет Зарплата > Расчетная ведомость (произвольная форма) предоставляет данные по начислениям и удержаниям (рис. 8.19).

Этот отчет, как видно из его названия, построен по произвольной форме. С его помощью удобно проверять правильность начисления заработной платы. А вот если вам нужен отчет о расчете заработной платы, форма которого утверждена законодательно, а именно - это отчет по форме №Т-51, вам нужно выполнить команду Зарплата > Расчетная ведомость Т-51.

Можно вывести расчетные листки сотрудников командой Зарплата > Расчетные листки.

Теперь, когда заработная плата начислена, сформирована, фактически, расчетная ведомость, займемся формированием платежной ведомости, то есть, выполним п. 3. списка "зарплатных" операций, приведенного выше.

Учет выплаты заработной платы

Для того, чтобы приступить к выплате заработной платы, нужно сформировать соответствующую ведомость. В частности, это платежная ведомость по форме №Т-53 или расчетно-платежная ведомость - форма №Т-49. Для этой цели в 1С:Бухгалтерии предусмотрен документ Зарплата к выплате (Зарплата > Зарплата к выплате).

На рис. 8.20 вы можете видеть форму этого документа.

При заполнении этого документа нужно знать некоторые особенности. Так, можно заполнить его (в частности, речь идет о табличной части Зарплата к выплате) автоматически, воспользовавшись командами Заполнить > По задолженности на конец месяца или Заполнить > Списком работников.

Первый вариант подходит в том случае, если вы хотите заполнить документ по материалам, хранящимся в регистре Взаиморасчеты с работниками организаций. В документ попадут все сотрудники организаций, которым организация что-то должна. Во втором случае в автоматически формируемый список можно включить сотрудников определенных подразделений, включить еще некоторые способы отбора.

При необходимости можно заполнить табличную часть, подбирая сотрудников по кнопке Отбор или вводя информацию о них после создания вручную (кнопкой Добавить) новых строк табличной части.

Кнопка Рассчитать, расположенная рядом с кнопкой Заполнить, позволяет, после заполнения табличной части списком сотрудников, рассчитать задолженность организации перед ними и внести нужные суммы в документ.

Обратите внимание на поле Способ выплаты. Здесь доступны два варианта - Через кассу и Через банк. При выплате через кассу возможны ситуации, когда сотрудник не получил заработную плату, что на одном из следующих шагов по учету зарплаты приведет к депонированию невыплаченных сумм. Соответственно, при выплате через кассу выплата оформляется при помощи расходного кассового ордера. При выплате через банк перечисление денежных средств оформляется с помощью платежного поручения.

Дата документа формирования платежной ведомости может быть больше даты документа начисления заработной платы. Например, в нашем случае документ начисления заработной платы проходит датой 29.05.09 (пятница), а документ формирования платежной ведомости идет 01.06.09 (понедельник).

Рассмотрим, как будет заполнено табличное поле документа после выбора команды Заполнить > По задолженности на конец месяца (рис. 8.21).

Мы оставили активным способ выплаты Через кассу. Как видите, наш документ еще не записан. После заполнения списка сотрудников, заполним поле Сумма для каждого из сотрудников. Это делается кнопкой Рассчитать, которая расположена на панели инструментов формы документа (рядом с кнопкой Заполнить). При нажатии на эту кнопку система предложит сохранить несохраненный документ. Вот как выглядит документ после нажатия на кнопку Рассчитать (рис. 8.22).

При необходимости суммы к выплате можно отредактировать вручную.

Обратите внимание на поле Отметка. Оно может содержать следующие значения:

• Не выплачено;
• Выплачено;
• Задепонировано;

Это поле заполняется по результатам выплаты заработной платы. Выплата ведется с использованием платежной ведомости (форма №Т-53) или расчетно-платежной ведомости (форма №Т-49). Формы этих ведомостей можно распечатать из документа. Например, на рис. 8.23 вы можете видеть форму платежной ведомости.

До того, как станет известно, действительно ли заработная плата по ведомости выплачена (при способе выплаты через кассу), документ Зарплата к выплате организаций не проводится. После того, как средства будут выплачены (или не выплачены и предназначены для депонирования), документ снова открывают, меняют значения в поле Отметка с Не выплачено на Выплачено или Задепонировано, после чего проводят документ.

Предположим, что Васильев С.П. из нашего примера зарплату получил - введем в поле отметка в его строчке параметр Выплачено. А Петрова Г.В. зарплату не получила, поэтому мы ее решили задепонировать и сделали соответствующую запись в поле Отметка.

Кстати, для того, чтобы быстро обрабатывать большие списки сотрудников, удобно применять кнопку для группового изменения содержания поля Отметка. Это кнопка Заменить отметку на, которая расположена в панели инструментов табличного поля. Например, можно быстро заменить все отметки с Не выплачено на Выплачено (зарплату обычно получает большая часть сотрудников), а для тех сотрудников, которые зарплату вовремя не получили, сделать отметку Задепонировано.

Итак, мы сделали нужные отметки в документе, сохранили и провели его (кнопкой ОК) и теперь будем формировать РКО на основе этого документа. Для формирования расходного кассового ордера на основе нашего документа, выделим его в списке документов и выберем команду контекстного меню На основании > Расходный кассовый ордер (рис. 8.24).

На рис. 8.25 вы можете видеть РКО, заполненный на основании нашего документа.

Табличная часть Выплата зарплаты заполняется автоматически, нам остается лишь выбрать подходящую статью движения денежных средств (Оплата труда), распечатать необходимые печатные формы и провести документ, нажав кнопку ОК.

Как вы помните, одна из сумм, причитающихся к выплате по нашей платежной ведомости, оказалась подлежащей депонированию. Введем документ Депонирование организаций (рис. 8.26) на основе документа Зарплата к выплате.

Этот документ имеет несколько вкладок, которые, при вводе на основании, заполняются автоматически. При необходимости из этого документа можно вывести Карточку депонента. При необходимости можно вывести на печать отчет Книга аналитического учета депонированной заработной платы (Зарплата > Депонирование > Книга депонентов).

При депонировании невыплаченной через кассу заработной платы документ Депонирование организаций производит движения по регистрам Взаиморасчеты с депонентами организаций, Взаиморасчеты с работниками организаций, Сведения о выплатах работникам организаций по платежным ведомостям. Так же при его проведении делаются бухгалтерские записи вида Д70.Работник К76.04.Работник на сумму депонированной заработной платы, причем в качестве субконто Работник используется работник, заработная плата которого подвергается депонированию.

Для выплаты депонированной заработной платы можно воспользоваться РКО (Касса > Расходный кассовый ордер) с типом документа Выплата депонированной заработной платы. Если лицо, чья зарплата задепонирована, не получило ее вовремя - ее списывают в доход организации документом Списание депонентов в доходы организаций (Зарплата > Депонирование > Списание депонентов в доходы организаций).

Итак, сейчас мы справились с начислением, выплатой и депонированием заработной платы. Но впереди еще несколько важных операций. Следующей операцией, которую мы выполним, будет расчет ЕСН. В нашей классификации эта операция №6.

Расчет отчислений на социальные нужды

Прежде чем заниматься расчетом ЕСН, нужно проверить ставки отчислений на социальные нужны. Сделать это можно, воспользовавшись командой меню Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Сведения о ставках ЕСН и ПФР. Когда будет открыта форма регистра сведений Сведения о ставках ЕСН и ПФР по шкале для несельскохозяйственных производителей на 2009 год, ее можно заполнить автоматически, нажав на кнопку Заполнить.

Эти параметры одинаковы для всех организаций, а ставка взноса на страхование от несчастных случаев зависит от рода деятельности, которой занято предприятие.

Эту ставку следует заполнять самостоятельно для каждой организации, по которой ведется учет (Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Ставка взноса на страхование от несчастных случаев). Предположим, что наша организация облагается взносами по ставке, соответствующей 6-му классу профессионального риска, то есть ставка составит 0,7% (рис. 8.27).

Теперь, для расчета и начисления отчисления на социальные нужды, воспользуемся документом Расчет ЕСН (Зарплата > Расчет ЕСН). Если до заполнения документа (как в нашем случае) работникам организации была начислена заработная плата, мы можем создать документ, после чего нажать в его панели инструментов кнопку Заполнить и рассчитать. По нажатию этой кнопки документ заполняется автоматически (рис. 8.28).

Вкладка Начисления (рис. 8.29) содержит информацию о начислениях по работникам, вкладка Расчет ЕСН (приведена выше, на рис. 8.28) содержит расчет налога.

Конечно же, для заполнения этого документа можно использовать не только кнопку Заполнить и рассчитать, но и другие способы.

Проведем документ и посмотрим, какие движения он сформировал. Документ модифицировал данные в двух регистрах. Во-первых - это регистр накопления Исчисленный ЕСН, где документ записывает сведения о размерах исчисленных взносов. Во-вторых - регистр накопления ЕСН сведения о доходах, где делаются записи о начисленных доходах сотрудников.

Теперь, когда мы завершили расчет взносов на социальные нужды, можно переходить к отражению заработной платы в учете, а именно, к п. 7. вышеприведенной схемы.

Отражение заработной платы в регламентированном учете

Для отражения заработной платы в регламентированном учете воспользуемся документом Отражение зарплаты в регламентированном учете (Зарплата > Отражение зарплаты в регламентированном учете).

На рис. 8.30 вы можете видеть документ, который мы создали и автоматически заполнили данными по отражению в учете заработной платы, удержания НДФЛ и отчислений на социальные нужды.

Автоматическое заполнение документа производится с помощью кнопки Заполнить. Он формирует необходимые проводки в бухгалтерском и налоговом учете, руководствуясь, во-первых - способами отражения заработной платы в учете, заданными для видов начислений работников, во-вторых - документами Начисление зарплаты и Расчет ЕСН (заполненными и проведенными) за соответствующий период. В результате документ формирует проводки. При необходимости документ можно отредактировать вручную. Если всё заполнено правильно, мы можем провести документ.

При проведении документ формирует бухгалтерские записи следующего вида:

В ходе проведения документа изменения вносятся в регистр бухгалтерии Журнал проводок (бухгалтерский учет) и в регистр бухгалтерии Журнал проводок (налоговый учет по налогу на прибыль).

Отчеты по оплате труда

В 1С:Бухгалтерии предусмотрено формирование различных отчетов, связанных с оплатой труда и налогообложением. В частности, это следующие отчеты:

• Зарплата > Структура задолженности перед работниками. Этот отчет позволяет получить данные о задолженности перед работниками за определенный период. Выводятся сведения о начальном сальдо расчетов, об объеме начисленных и выплаченных работникам средств, а так же о конечном сальдо по расчетам с работниками.
• Зарплата > Анализ расходов на оплату труда. Отчет позволяет проанализировать расходы организации на оплату труда, включая начисления сотрудникам и отчисления на социальные нужды в разрезе счетов учета расходов (в нашем случае - счет 26), счетов учета расчетов по оплате труда (70), счетов отчислений на социальные нужды (субсчета счета 69), рис. 8.31.
  
  
  
  Рис. 8.31.  Отчет Анализ расходов на оплату труда

• Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Налоговая карточка 1-НДФЛ. Отчет позволяет сформировать Налоговую карточку по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма №1-НДФЛ) для работников организации в соответствии с приказом Министерства по налогам и сборам Российской Федерации от 31 октября 2003 г. N БГ-3-04/583
• Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Сведения о доходах физических лиц 2-НДФЛ. Отчет позволяет сформировать Справку о доходах физического лица (форма №2-НДФЛ).
• Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Индивидуальная карточка по ЕСН. Отчет формирует справку Карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога а также сумм налогового вычета за год. Карточка формируется в соответствии с Приказом МНС РФ от 27 июля 2004 г. N САЭ-3-05/443.
• Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Индивидуальная карточка по ОПС. Формирует отчет Индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов на обязательное пенсионное страхование за год.

Документы, отчеты и другие системные объекты, доступные в меню Кадры > Персонифицированный учет, позволяют готовить формы отчетности по персонифицированному учету для системы Государственного Пенсионного Страхования.

Выводы

В этой лекции мы познакомились с особенности организации кадрового учета в 1С:Бухгалтерии, с особенностями начисления, выплаты заработной платы, отражения операций по заработной плате в учете, исчисления НДФЛ, ЕСН, формирования отчетности по заработной плате, кадрам, налогам.

Наша следующая лекция посвящена особенностям учета в 1С:Бухгалтерии основных средств.