Рассмотрим документ Ввод начальных остатков по ОС (рис. 4.30).

Помимо стандартных реквизитов Номер и Дата (поле от:), документ предусматривает указание организации и подразделения организации, для которого он формируется. Таким образом, сразу можно отметить, что для ввода начальных остатков по ОС, которые относятся к различным подразделениям организации, понадобится несколько документов.

В шапке документа есть два реквизита-флага, которые позволяют указать, отражать ли введенные данные в налоговом учете и формировать ли проводки по данному документу.

Форма документа имеет две вкладки. Вкладка Основные средства предназначена для ввода данных по основным средствам. Она содержит табличную часть, каждая строка которой представляет информацию об одном объекте ОС.

Вкладка Итоги содержит итоговые данные по введенным показателям.

Добавим новый элемент в табличную часть Основные средства. Появится форма для ввода сведений об основном средстве (рис. 4.31). Выше мы приводили таблицу, на основании которой следует заполнить данные о двух основных средствах. Ее структура соответствует структуре формы строки табличной части.

В поле Основное средство находится наименование основного средства, а информация об основных средствах организации хранится в справочнике Основные средства. Нажав на кнопку с тремя точками, мы попадаем в справочник. Если ранее вы не создавали список основных средств организации, на данном этапе вы можете вводить сведения о тех ОС, которые вы вносите в документ ввода начальных остатков. На рис. 4.32 вы можете видеть окно формы элемента справочника Основные средства.

Пользуясь таблицей 4.1, заполните сведения об основных средствах.

Способы отражения расходов по амортизации

Обратите внимание на рис. 4.33. Здесь мы показали заполнение элемента справочника Способы отражения расходов по амортизации для объекта Станок токарный.

Создав новый элемент справочника и задав наименование способа амортизации, мы должны заполнить табличную часть Способы. Здесь, при создании нового элемента, следует, в первую очередь, указать счет бухгалтерского учета (поле Счет затрат), на который будут отнесены расходы по амортизации основного средства. В нашем случае это 20.01. Как вы помните, в системе есть механизмы, которые позволяют настраивать соответствие счетов бухгалтерского и налогового учета. После выбора счета бухгалтерского учета, счет налогового учета (Счет затрат (НУ)) будет подставлен автоматически. Теперь нужно настроить субконто, предусмотренные на счете - при нажатии на кнопку с тремя точками в соответствующем поле, будут появляться доступные списки субконто. Мы настроили их следующим образом:

• Субконто 1: Производственный цех (тот цех, к которому приписан станок, в котором он эксплуатируется)
• Субконто 2: Готовая продукция (станок используется для производства готовой продукции, поэтому логично относить расходы по его амортизации на эти изделия)
• Субконто 3: Амортизация (так как на данный счет мы собираемся относить расходы по амортизации)

Как вы помните, выше мы рассматривали ввод начальных остатков по объектам ОС, один из которых используется в производстве, а второй - в администрации. Ниже, на рис. 4.34 приведена форма элемента справочника Способы отражения расходов по амортизации для объекта ОС, который используется в администрации.

Выше, заполняя сведения об объекте основных средств, вы могли заметить, что элемент справочника Основные средства содержит вкладки, схожие с данными, которые мы вводили в документ Ввод начальных остатков ОС. Эти вкладки будут заполнены данными при принятии объекта к учету, или, как в нашем случае, при проведении документа Ввод начальных остатков ОС. Посмотрим, какие изменения в системе производит этот документ.

Проведение документа Ввод начальных остатков ОС по бухгалтерскому учету

При проведении документы Ввод начальных остатков ОС сформировали следующие проводки по бухгалтерскому учету:

На рис. 4.35 вы можете видеть Журнал проводок (бухгалтерский учет).

Проведение документа Ввод начальных остатков ОС по регистрам сведений

При проведении документа выполняются записи в следующие регистры сведений:

• Параметры амортизации ОС (бухгалтерский учет);
• Местонахождение ОС (бухгалтерский учет);
• Способы отражения расходов по амортизации ОС (налоговый учет);
• Параметры амортизации ОС (налоговый учет);
• События ОС организаций;
• Счета налогового учета ОС;
• Способы отражения расходов по амортизации (бухгалтерский учет);
• Первоначальные сведения об ОС (бухгалтерский учет);
• Состояние ОС организаций;
• Начисление амортизации ОС (бухгалтерский учет);
• Счета бухгалтерского учета ОС;
• Специальный коэффициент для амортизации ОС (налог. учет);
• Первоначальные сведения ОС (налоговый учет);

Так же при проведении документа модифицируются параметры элементов справочника Основные средства, которые принимались к учету.

Для того чтобы быстро оценить движения документа, достаточно нажать кнопку Результат проведения документа на панели инструментов формы списка документов. Например, вот как выглядит окно с информацией о результатах проведения документа, которым мы принимали к учету объект ОС Станок токарный (рис. 4.36).

Для того, чтобы система сформировала отчет о проведении документа, можно нажать кнопку Отчет по движениям документа в окне с рис. 4.36.

Проведение документа Ввод начальных остатков ОС по налоговому учету

При проведении документы Ввод начальных остатков ОС сформировали следующие проводки по налоговому учету:

На рис. 4.37 вы можете видеть Журнал проводок (налоговый учет).

Вы уже заметили, что в проводках по налоговому учету приведен лишь дебет или кредит счета. В налоговом учете нет необходимости в дополнительном счете, который в бухгалтерском учете нужен лишь для того, чтобы, введя начальные остатки по счетам, мы могли бы построить на их основе правильную отчетность, в частности, бухгалтерский баланс, сумма статей актива которого равна сумме статей пассива.

Выше мы кратко охарактеризовали особенности документа, используемого для ввода начальных остатков ОС, рассмотрели движения, формируемые этим документом. Здесь вам встретилось множество незнакомых системных объектов, в частности - регистров сведений, которые используются для хранения различной информации об основных средствах. Подробности о механизмах системы, используемых для организации учета основных средств, мы рассмотрим в одной из следующих лекций.

4.6. Ввод начальных остатков по другим счетам

Начальные остатки по счетам (исключая остатки по ОС, НДС, по УСН, остатки по учету предпринимателя) вводят с помощью ручных операций. Для формирования бухгалтерских записей по счетам в ручном режиме используется документ Операция (бухгалтерский и налоговый учет). Этот документ можно найти в меню Операции > Операции, введенные вручную (рис. 4.38)

Как вы уже знаете, в бухгалтерском плане счетов 1С:Бухгалтерии есть специальный счет - 000, который используется как корреспондирующий в проводках по вводу начальных остатков. Для ввода начальных остатков по активным счетам используется проводка вида ДАС К000, где АС - это активный счет, для ввода проводок по пассивным счетам, используется конструкция вида Д000 КПС, где ПС - это пассивный счет.

Если вы вводите данные по забалансовому счету - корреспондирующий счет указывать не нужно, так как при учете на забалансовых счетах не применяется метод двойной записи.

Вводя остатки с помощью документа Операция, следует учесть, что вводить их надо подробно - то есть - с необходимой детализацией по субсчетам и по субконто. Например, если вы хотите ввести остаток материалов определенного вида на складе, вы должны не только указать сумму и счет учета, но и необходимую аналитику.

Напомним так же, что остатки по счетам вводятся на дату, предшествующую дате перехода на автоматизированный учет. Выше мы соответствующим образом настраивали дату в программе - таким образом, чтобы произвести начальное заполнение базы, ввод документов на 31.12.2008 - так как организация переходит на учет в 1С:Бухгалтерии с 01.01.2009.

В табл. 4.2 приведена информация по начальным остаткам по счетам нашей организации. Все эти остатки нужно ввести в систему с помощью документа Операция.

В операциях 2 и 3 мы должны указать, к какой партии относится товар, информация о котором вносится в базу. Информацию о партии можно ввести вручную (рис. 4.39)

Вводя документ Операция, обратите внимание на то, что у него есть две вкладки. Вкладку Бухгалтерский учет мы заполняем самостоятельно, а для того, чтобы заполнить вкладку Налоговый учет, достаточно нажать на кнопку Заполнить. Обратите внимание на то, что остатки по счетам налогового учета вводятся без корреспонденции.

На рис. 4.40 вы можете видеть заполненный документ, в частности - его вкладку Бухгалтерский учет.

На рис. 4.41 вы можете видеть вкладку Налоговый учет нашего документа.

4.7. Проверка правильности ввода начальных остатков

Мы настроили систему, ввели начальные остатки по счетам. Но как проверить, верно ли введены начальные остатки? Для этого нужно воспользоваться одним из стандартных бухгалтерских отчетов - Оборотно-сальдовой ведомостью. Сейчас мы рассмотрим ее использование для контроля правильности ввода начальных остатков, а так же некоторые особенности ее настройки.

Для того, чтобы построить оборотно-сальдовую ведомость, выполним команду Отчеты > Оборотно-сальдовая ведомость. В окне отчета будет построена оборотно-сальдовая ведомость с текущими настройками. Если вы внесете изменения в параметры отчета - для того, чтобы он был построен заново, нужно нажать на кнопку Сформировать.

На рис. 4.42 вы можете видеть оборотно-сальдовую ведомость, построенную по базе данных, настройкой которой мы занимались выше.

Оборотно-сальдовую ведомость часто называют пробным балансом. Ее столбец Сальдо на начало периода представляет собой остатки по счетам на начало периода, которые можно использовать для составления баланса на начало периода. А столбец Сальдо на конец периода - это, фактически, баланс на конец периода. Понятно, что в ОСВ есть показатели, которых нет в балансе, да и сгруппированы данные по номерам счетов, а не по ликвидности или срочности, однако бухгалтерам хорошо известно - если сошлась ОСВ - баланс тоже "пойдет".

Обратите внимание на следующие контрольные показатели ОСВ, позволяющие проверить правильность начального заполнения данных по счетам бухучета

1. Дебетовый оборот по счету 000 должен быть равен кредитовому обороту. Если это равенство выполняется - это значит, что дебетовый оборот по другим счетам и кредитовый оборот по другим счетам так же равны между собой, то есть, если перейти от оборотно-сальдовой ведомости к балансу, окажется, что величина активов равна величине источников их образования.
2. Дебетовое сальдо по всем счетам на конец периода равно кредитовому сальдо, и они, в свою очередь, равны оборотам по счету 000.
3. Выполнение первого условия приводит к тому, что счет 000 не имеет сальдо.

В нашем случае обороты по дебету и кредиту счета 000 равны 1419954 руб, дебетовое сальдо по счетам равно кредитовому сальдо и так же равно 1419954. Следовательно, все данные внесены верно.

4.8. Обработка Ввод начальных остатков

В 1С:Бухгалтерии есть специальная обработка (Предприятие > Ввод начальных остатков), которая предназначена для упрощения процесса ввода начальных остатков по счетам (рис. 4.43).

Она хорошо документирована - работая с ней вы встретите массу подсказок и комментариев, расположенных в правой части экрана. Работа по вводу остатков ведется следующим образом. Сначала вы выбираете предприятие, для которого будут вводиться начальные остатки, устанавливаете дату ввода остатков (для этого служит соответствующая ссылка в правой части окна программы, в информационной панели), после чего выделяете мышью строку таблицы счетов с нужным счетом и нажимаете на кнопку Ввести остатки по счету. Система анализирует счет, который вы выбрали, и, в зависимости от вида счета, предлагает либо заполнить специализированный документ по вводу начальных остатков (например, это касается остатков по ОС), либо предлагает ввести операцию вручную. После ввода начальных остатков в таблице счетов отображается дебетовый или кредитовый остаток по счету, в нижней части таблицы выводится сумма по дебетовым и кредитовым оборотам для контроля правильности ввода остатков.

Выше мы заполняли документы самостоятельно, после установки даты ввода остатков (31.12.2008) система прочитала данные из документов и заполнила ими поля таблицы, рассчитав итоговые показатели (рис. 4.44).

При необходимости обработкой Ввод начальных остатков можно воспользоваться после того, как остатки по некоторым счетам введены самостоятельно. Ей же можно пользоваться и тогда, когда ничего еще не введено - в таком случае она позволит вам пройти по тому же пути, который вы прошли самостоятельно выбирая и заполняя нужные документы.

4.9. Дата актуальности учета

В 1С:Бухгалтерии существует регистр сведений Дата актуальности учета (Сервис > Управление датой актуальности учета). Он предназначен для указания даты, позже которой документы будут проводиться по упрощенной схеме - без выполнения сложных расчетов (например, по учету НДС), которые способны замедлить систему. Этот механизм позволяет повысить производительность оперативной учетной работы в организациях, где применяется высокий уровень детализации учета, при большом объеме базы данных.

Дату актуальности учета нужно периодически менять на более позднюю. Если вы имеете дело с большими объемами данных и становится ясным, что изменение даты актуальности учета позволит повысить производительность работы с системой - тогда это можно делать достаточно часто. Пожалуй, здесь всё зависит от конкретной системы.

При изменении даты актуальности учета система предлагает перепровести документы, проведенные ранее по упрощенной схеме. Перепроведение, в зависимости от размера базы, может занять достаточно продолжительное время, поэтому постарайтесь выполнять смену даты актуальности учета тогда, когда нагрузка на систему со стороны пользователей минимальна.

При настройке даты актуальности учета можно задавать отдельные даты для различных разделов учета.

Рассмотрим пример заполнения записи регистра Дата актуальности учета. На рис. 4.45 вы можете видеть пример заполнения регистра, предусматривающий одну общую дату актуальности учета для всех разделов учета.

Если в поле Способ указания выбрать По разделам учета - появится возможность настраивать дату актуальности для различных разделов учета (рис. 4.46).

При изменении даты актуальности учета программа предложит выполнить одно из трех действий:

• Перепроводить документы по всем организациям;
• Перепроводить документы по записываемой организации;
• Не перепроводить документы;

Рекомендован именно первый вариант, однако, как уже было сказано, перепроведение может занять достаточно много времени, поэтому к данной опции надо относиться с осторожностью и выбирать ее лишь тогда, когда вы точно знаете, что система сможет нормально выполнить ресурсоемкое задание.

Обратите внимание на то, что в бухгалтерском учете записи отражаются всегда.

4.10. Дата запрета изменения данных

В 1С:Бухгалтерии предусмотрена полезная возможность устанавливать дату запрета изменения данных. Создание новых или изменение существующих документов возможно лишь в том случае, если их дата больше даты запрета изменения данных.

Запрет может быть полезен, например, после сдачи годовой отчетности, когда бухгалтер хотел бы "заморозить" состояние базы данных для того, чтобы информация в системе соответствовала бы информации в отчетных документах, или по каким-то другим причинам.

Для настройки даты запрета изменения данных нужно выполнить команду Сервис > Управление пользователями и доступом > Дата запрета изменения данных (рис. 4.47).

Здесь, в поле Способ указания даты запрета изменения данных можно выбрать один из трех способов:

• Общая дата;
• По организациям;
• По организациям и пользователям;

Последний вариант наиболее гибок. Устанавливая дату запрета изменения данных, учтите, что она не действует на пользователей, которым сопоставлена роль "Полные права".

4.11. Установка даты после начальной настройки

Перед началом настройки системы, ввода начальных остатков, мы установили дату в программе на 31.12.08. После того, как все необходимые работы выполнены, следует установить дату таким образом, чтобы она соответствовала текущей дате компьютера. Для того, чтобы это сделать, выполните команду Сервис > Параметры, перейдите на вкладку Общие появившегося окна и там установите флаг Использовать текущую дату компьютера. Если вам нужно будет ввести документ с датой, отличающейся от текущей - вы можете вручную изменить соответствующий реквизит в его шапке. Если же, например, вам нужно будет вводить множество документов с датой, отличающейся от текущей - вы можете установить нужную дату для всей системы.

4.12. Настройки пользователя

Перед началом учетной работы можно произвести некоторые настройки пользователей. Это можно сделать, выполнив команду Сервис > Настройки пользователя (рис. 4.48).

Например, здесь можно настроить такие параметры, как Основной тип цен продажи, Основной склад и другие, которые отвечают за автоматическую подстановку в документы, формируемые пользователем, заданных параметров.

Некоторые настройки (например - Показывать Панель Функций) позволяют настроить поведение и внешний вид системы так, как это удобно пользователю.

4.13. Начало учета для новых организаций

Если организация только начинает деятельность, то есть, начало учета в 1С:Бухгалтерии совпадает с началом бухгалтерского учета в организации, первоначальная настройка системы отличается лишь тем, что нет нужды вводить начальные остатки по счетам. Как известно, бухгалтерская операция, с которой начинается учет в организации - это регистрация уставного капитала. Для ввода этой операции в 1С:Бухгалтерии не предусмотрено отдельного документа. Ввести сведения об уставном капитале можно, воспользовавшись универсальным инструментом для ввода бухгалтерских операций.

Предположим, нам нужно ввести в систему следующую операцию: Зарегистрирован уставный капитал ООО в размере 100000 руб. Учредителем организации является Владимиров Александр Васильевич, физическое лицо.

Для ввода этой операции выполним команду Операции > Операции введенные вручную. В появившемся окне списка операций, введенных вручную, нажмем на кнопку Добавить.

Появится окно для ввода информации об операции (рис. 4.49).

Фактически, сейчас мы формируем электронный вариант документа, который принято называть бухгалтерской справкой. Кстати, для создания печатной формы этого документа используется кнопка с надписью Бухгалтерская справка.

Рассмотрим порядок заполнения этого документа.

Пройдемся по его полям, начиная с шапки.

Ниже полей шапки расположены две вкладки. Одна из них называется Бухгалтерский учет и содержит табличное поле, предназначенное для ввода проводок в бухгалтерском учете, вторая - Налоговый учет, и, соответственно, предназначена для ввода проводок по налоговому учету. Вкладка Налоговый учет может быть заполнена автоматически на основе вкладки Бухгалтерский учет - это можно сделать, заполнив вкладку Бухгалтерский учет и нажав на кнопку Заполнить на панели инструментов табличного поля. Правила заполнения вкладки Налоговый учет задаются с помощью специальных механизмов системы, в частности - регистра Соответствие счетов БУ и НУ (подробнее об этом механизме можно узнать из лекции №14).

Заполним табличное поле Бухгалтерский учет. Для этого мы должны хорошо представлять себе, какие изменения в учете должна произвести операция, знать номера счетов и особенности аналитического учета по этим счетам. В нашем случае бухгалтерская запись будет выглядеть следующим образом:

Д75 К80 100000 руб. - зарегистрирован вклад в уставный капитал Владимирова А.В.

Если подойти к описанию бухгалтерской записи более подробно, то окажется, что в 1С:Бухгалтерии заведен специальный субсчет - 75.01 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал". Этот счет имеет одно субконто - Контрагенты - то есть - позволяет вести учет в аналитическом разрезе контрагентов.

Добавим новую строку в табличное поле Бухгалтерский учет, выберем колонку Счет ДТ и нажмем на кнопку с тремя точками. Появится форма списка плана счетов для выбора нужного счета. На рис. 4.50 вы можете видеть процесс заполнения номера счета. Здесь, для наглядности, открыто окно настройки счета 75.01, на практике же, заполняя номер счета, достаточно выбрать его из списка счетов.

Теперь заполним данные по субконто (рис. 4.51).

Здесь мы выбираем заранее созданного контрагента из справочника Контрагенты. Обратите внимание на то, что в поле Юр./Физ. лицо мы установили Физ. лицо. На практике нужно вводить как можно более полную информацию о контрагентах.

Аналогичным способом заполняем колонку Счет Кт, выбирая счет 80.09 "Прочий капитал" и субконто для этого счета - Владимиров А.В. В колонку Сумма введем 100000 (рис. 4.52).

В колонку Содержание введем "Формирование уставного капитала", в колонку № журнала введем "УК".

Теперь попытаемся заполнить вкладку Налоговый учет на основе введенных данных. Нажмем на кнопку Заполнить на панели инструментов вкладки Бухгалтерский учет. Если после этого перейти на вкладку Налоговый учет - окажется, что она пуста. Это неудивительно - в плане счетов налогового учета нет счетов, соответствующих счетам 75.01 и 80.09 - для налогового учета операция регистрации уставного капитала не имеет значения. Для того чтобы просмотреть соответствие счетов бухгалтерского и налогового учета, можете выполнить команду главного меню Предприятие > Планы счетов > Соответствие счетов бухгалтерского и налогового учета. На рис. 4.53 вы можете видеть окно Список Соответствие счетов БУ и НУ.

Можно заметить, что счета 75 и 80 в списке отсутствуют.

Вернемся к документу, которым мы вводим информацию о регистрации уставного капитала. Проведем документ с помощью кнопки ОК - он сформирует проводку, которую мы ввели вручную.

Освоив работу с этим документом, удалите его - он не понадобится нам в дальнейшем.

Проводка Д75 К80 лишь говорит о том, что учредители должны организации некие суммы или ценности. Внесение ценностей и денег оформляется либо соответствующими специальными документами (например, если учредитель решит оплатить взнос наличными - это будет Приходный кассовый ордер и т.д.), либо, если подходящего документа найти не удается - с помощью уже знакомой вам Бухгалтерской справки.

Наряду со средствами для ручного ввода бухгалтерских операций, 1С:Бухгалтерия содержит инструменты для ручной коррекции записей регистров. Это - документ Корректировка записей регистров (Операции > Корректировка записей регистров).

Выводы

В данной лекции мы завершили предварительную настройку системы, завершили подготовку ее к работе. В частности, рассмотрели особенности настройки аналитического учета, заполнили справочники, рассмотрели особенности настройки видов субконто, ввод начальных остатков, осветили понятия даты актуальности учета, даты запрета изменения данных. Так же в данной лекции мы рассмотрели некоторые особенности учета уставного капитала. Наша следующая лекция посвящена учету кассовых операций.