Сейчас вы узнаете: ознакомиться с приемами, применяемыми на начальном этапе ведения учета в 1С:Бухгалтерии.

3.1. Создание нового пользователя

Создание пользователей системы - это задача администратора. Однако мы начнем работу именно с создания нового пользователя.

Настоятельно рекомендуется выполнять все примеры самостоятельно, параллельно с чтением курса.

Откроем окно запуска программы, выделим нужную базу (в нашем случае это база Изучение типовой конфигурации) и нажмем на кнопку Конфигуратор.

В открывшемся окне конфигуратора выберем пункт меню Администрирование > Пользователи. Появится окно Список пользователей (рис. 3.1).

Для того, чтобы добавить нового пользователя системы в это окно, можно либо выбрать пункт меню окна Действия > Добавить, либо нажать кнопку Добавить на панели инструментов. Напомним - если вы хотите узнать, как называется та или иная кнопка - наведите на нее курсор и подержите некоторое время - появится подсказка с названием кнопки.

Обратите так же внимание на то, что практически все действия в системе 1С:Предприятие можно выполнить различными способами. Первый - наиболее медленный, но наиболее понятный начинающим - воспользоваться соответствующим пунктом меню, второй - немного быстрее - использовать кнопку на панели инструментов, и третий - самый быстрый и профессиональный - применить сочетание клавиш, назначенное для нужной команды.

После того, как нажата кнопка Добавить, появится окно Пользователь. На вкладке Основные следует задать имя пользователя (то имя, которое будет выводиться в диалоге запроса имени пользователя при запуске системы), полное имя (обычно - имя отчество пользователя), настроить параметры аутентификации (рис. 3.2).

В поле Пароль и Подтверждение пароля нужно ввести пароль, который вы собираетесь задать пользователю. Для аутентификации пользователя 1С:Предприятие может использовать аутентификацию Windows - то есть, войдя в рабочую станцию Windows, пользователь, при входе в 1С:Бухгалтерию автоматически опознается программой. Мы не будем задавать пароль и менять другие настройки - при подготовке же системы к реальному использованию рекомендуется защищать ее паролем даже тогда, когда вам кажется, что ваши данные, хранящиеся в системе, ни для кого не представляют интереса.

На вкладке Прочие (рис. 3.3) нужно установить несколько важных параметров. Так, в списке Доступные роли нужно указать роль пользователя. Мы выберем роль Полные права. Роли ограничивают возможности пользователей в соответствии с особенностями их работы. Роли поддаются настройке, однако здесь мы не будем заниматься их настройкой.

После того, как назначена роль, нужно выбрать интерфейс пользователя. Для этого используется поле ввода Основной интерфейс. Интерфейс обычно строится с учетом прав пользователя и особенностей его работы. Например, если в крупной организации какой-нибудь бухгалтер занимается лишь кассовыми и банковскими операции - для него вполне логично будет создать интерфейс (а так же настроить права доступа к объектам системы), в котором нет доступа ни к каким "лишним" функциям, а есть лишь меню для работы с банковскими и кассовыми операциями.

Обратите внимание на то, что в правой части поля ввода Основной интерфейс есть две кнопки. Одна из них - с крестиком - предназначена для очистки поля. Другая - с тремя точками - для открытия окна выбора интерфейса. Она может открыть окно (например, окно справочника, окно со списком объектов), содержащее список значений или объектов, которые можно подставить в данное поле. Нажав на эту кнопку, мы увидим окно (рис. 3.4), которое содержит список доступных интерфейсов.

Мы выбрали здесь интерфейс Полный - пользователь, которого мы создаем, должен обладать доступом к максимальному набору элементов системы.

В поле Язык нужно ввести язык системы, в данном случае это Русский. Он выбирается так же, как выше мы выбирали интерфейс пользователя.

После того, как проделаны все вышеописанные действия, нам нужно нажать ОК в окне Пользователь. Так как мы не собираемся больше работать в конфигураторе, можно просто закрыть его и запустить 1С:Бухгалтерию в пользовательском режиме обычным способом. Если бы мы занимались разработкой или модификацией конфигурации - можно было бы запустить конфигурацию, не закрывая Конфигуратор - для этого служит команда меню Сервис > 1С:Предприятие или соответствующая кнопка на панели инструментов.

После того, как Бухгалтерия предприятия запущена в пользовательском режиме, прежде чем откроется окно программы, мы увидим окно запроса пароля (рис. 3.5).

Здесь в поле Имя имеется список имен пользователей - мы выбрали Главный бухгалтер, в поле Пароль нужно ввести пароль (в нашем случае оно остается пустым). Теперь осталось лишь нажать на кнопку ОК и, если имя и пароль введены верно - 1С:Бухгалтерия будет запущена.

После первого входа в систему с новым именем и паролем, пользователь, которого идентифицируют данное имя и пароль, будет внесен в справочник Пользователи (Операции > Справочники > Пользователи). При необходимости можно настроить дополнительные параметры пользователя.

С пользователями связаны некоторые системные окна. Так, посмотреть список активных пользователей можно, выполнив команду Сервис > Активные пользователи.

Пункт меню Сервис > Журнал регистрации хранит сведения о действиях пользователя.

Если вы успешно освоили вышеприведенный материал, попробуйте самостоятельно выполнить следующие действия. Создайте нового пользователя системы, назовите его Бухгалтер. В качестве роли установите "Бухгалтер (основная роль)", в качестве основного интерфейса - "Бухгалтерский", язык - русский. Проверьте работоспособность нового пользователя, войдя в систему под его именем. Попытайтесь выполнить команду Сервис > Журнал регистрации. Если все сделано верно - система не даст вам выполнить эту команду, выведя сообщение о недостаточности прав доступа.

3.2. Общая постановка задачи

Наша задача заключается в том, чтобы автоматизировать бухгалтерский учет в ООО "Мебельщик", которое занимается производством и продажей мебели и некоторых сопутствующих товаров оптом и в розницу.

Организация, учет в которой мы собрались автоматизировать, зарегистрирована в 2007 году, а учет руководство решило автоматизировать лишь с 1 января 2009 года. Это означает, что нам придется выполнять некоторые предварительные операции по подготовке информационной базы к ведению учета.

Мы должны произвести первоначальное заполнение справочников, ввести сведения об организации и сотрудниках, настроить учетную политику и параметры учета, осуществить ввод начальных остатков по счетам.

3.3. Модифицируем дату

Прежде чем вводить начальные остатки или выполнять другие начальные операции, нужно зафиксировать дату внесения изменений в программу для того, чтобы система могла сформировать правильную логическую последовательность документов. Так как мы начинаем учет с 1.01.2009, будем вводить начальные остатки датой 31.12.2008. Если начальные остатки вводятся на другую дату - в качестве даты, используемой при регистрации документов ввода начальных остатков следует указать дату, предшествующую дате начала учета.

Для того чтобы документы вводились именно этой датой, выполним следующие действия.

Выполнте команду Сервис > Параметры. Появится окно Параметры с открытой вкладкой Общие, которая нас и интересует.

На вкладке Общие снимем галочку в поле Использовать текущую дату компьютера, а в поле Использовать значение введем дату 31.12.2008 (рис. 3.6)

Обратите внимание на то, что заполняя поля, содержащие дату, вы можете не вводить дату вручную, а воспользоваться кнопкой с изображением календаря, расположенной в правой части поля. По ее нажатию (рис. 3.7) появляется календарь, содержащий установленную в поле дату или текущую дату.

С помощью кнопок со стрелками, находящимися в заголовке окна календаря, можно перемещаться с шагом в месяц (одинарные стрелки) или с шагом в год (двойные стрелки). Если нажать на поле, где выведено название месяца и год - появится окно со списком месяцев, которое можно прокручивать (прокрутка реализована немного необычно - достаточно вывести мышь за пределы поля выше или ниже его и месяцы начнут прокручиваться) для быстрого выбора месяца. Если щелкнуть по черному треугольнику в нижней части календаря - появится меню с несколькими стандартными часто используемыми значениями дат. Для выбора даты достаточно выбрать нужный месяц и год и щелкнуть мышью по нужной дате.

Нажмем кнопку ОК в окне Параметры - настройка даты завершена. Теперь важно не забыть включить режим Использовать текущую дату компьютера после завершения ввода начальных остатков.

Надо отметить, что ввод начальных остатков может быть выполнен различными способами. В одной из следующих лекций мы рассмотрим два из них.

Первый заключается в использовании "ручного" метода ввода начальных остатков с помощью соответствующих документов - и для него нам понадобится изменение даты, которое мы произвели.

Второй отличается от первого тем, что для ввода остатков будет использована специальная обработка, которая называется Ввод начальных остатков. Она предоставляет удобный интерфейс, который, в итоге приводит к созданию тех же документов, которые мы рассмотрим в "ручном" варианте. Фактически, если вы освоите первый метод ввода остатков, второй вы сможете использовать без проблем.

3.4. Ввод данных об организации

Для того, чтобы начать ввод данных об организации в базу, можно воспользоваться одним из трех способов. Собственно говоря, все нижеперечисленные способы приводят к одному и тому же результату, поэтому вы можете выбрать любой из них.

1. Можно воспользоваться Стартовым помощником (Справка > Стартовый помощник)
2. Можно начать ввод данных, воспользовавшись вкладкой Предприятие на Панели функций (в частности, выбрав на вкладке ссылку Организации), рис. 3.8.
3. Можно вручную выбрать команду Предприятие > Организации и ввести данные в справочник Организации

Преимущество Стартового помощника заключается в том, что он проводит пользователя по всем необходимым этапам ввода данных. Однако не все необходимые данные можно ввести с его помощью. Так же, если вам нужно отредактировать уже введенные данные - удобнее обратиться к ним напрямую, без посредничества Стартового помощника.

Стартовый помощник содержит подробное описание всех выполняемых действий. При необходимости, после того, как вы научитесь "ручному" вводу необходимой начальной информации, вы сможете освоить его самостоятельно.

А сейчас мы займемся заполнением сведений об организации "вручную".

Выполним команду меню Предприятие > Организации. Откроется справочник Организации, который по умолчанию содержит запись Наша организация. Мы можем удалить эту организацию и добавить свою, а можем отредактировать существующую запись. Вот как выглядит окно (рис. 3.9), которое нужно заполнить информацией об организации.

Перечислим поля, заполненные в данном окне:

Обратите внимание на поле Префикс. Оно позволяет задать префикс организации, который указывается перед номером документов, которые принадлежат организации. Он нужен для организации учета по нескольким организациям в одной информационной базе.

Учтите, что заполняя данными базу для ведения учета, вы должны заранее выяснить данные об организации для заполнения. Их, конечно, можно ввести и позже, однако без подробных данных об организации вы не сможете вести реальный учет.

Опишем вкладки, которые содержатся в окне:

Основные: содержат информацию о реквизитах организации, о постановке ее на налоговый учет, о дате создания организации - мы только что ее заполняли.

Адреса и телефоны: содержит сведения о контактной информации организации (рис. 3.10).

Для того, чтобы заполнить то или иное поле, вы можете либо вводить данные непосредственно в него (это - поля Телефон, Факс, Телефон по юридическому адресу, Email, Другое), либо, нажав на кнопку с тремя точками в правой части поля (для полей Юридический адрес, Фактический адрес, Почтовый адрес, Учредительный адрес иностранной организации), открыть окно редактирования адреса (рис. 3.11)

Элементы адреса можно ввести как вручную, так и воспользовавшись адресным классификатором. Если адресный классификатор не загружен - при попытке вызвать окно выбора элемента адреса система предложит вам загрузить его. Необходимые файлы можно найти на диске ИТС (информационно-технического сопровождения).

Коды: предназначена для указания кодов ОКАТО, ОКПО, ОКОНХ, ОКОПФ, ОКФС, ОКВЭД.

Фонды: содержит данные о регистрационном номере организации в ПФР, в ФСС.

Прочее: позволяет включить и настроить обмен данными с ПК "Спринтер". Комплекс программных средств "Спринтер" предназначен для работы в системе "Электронная отчетность по каналам связи". Он используется для автоматизированной электронной сдачи документов в налоговую инспекцию.

Напомним, что заполняя сведения об организации, вы должны постараться сразу внести их в как можно более полном виде. Это избавит вас от необходимости вносить дополнительные данные в процессе работы с программой. К тому же, некоторые механизмы программы (например, механизмы формирования налоговой отчетности) просто не смогут правильно работать, если вы не введете данные, необходимые для их функционирования.

3.5. Ввод данных о банковском счете организации

Расчетный счет играет важную роль в жизни организации. Как правило, в организациях есть хотя бы один расчетный счет, но их может быть и больше. Выше, когда мы заполняли сведения об организации, среди полей для ввода сведений об организации можно было заметить поле ввода Осн. банковский счет (см. выше рис. 3.10). Если нажать на кнопку с тремя точками, расположенную в левой части поля, будет открыт справочник Банковские счета.

Получить доступ к этому справочнику можно различными способами. Например, его можно найти в общем списке справочников из меню Операции > Справочники, открыть его можно по кнопке Перейти из справочника Организации, доступ к данному справочнику можно получить из тех форм программы, где от вас потребуется ввод банковского счета.

По умолчанию справочник пуст, поэтому для создания нового банковского счета нам нужно нажать на кнопку Добавить. На рис. 3.12 вы можете видеть заполненную форму счета (все введенные данные условны).

Обратите внимание на то, что сведения о банковском счете включают в себя информацию о банке, в котором открыт этот счет. Информация о банках хранится в особом справочнике, который называется Банки. Найти этот справочник можно в меню Банк > Банки. По умолчанию справочник пуст. Его можно заполнить автоматически - загрузив данные, например, с диска ИТС. Обратите внимание на то, что при вводе БИК банка в форме ввода информации о банковском счете программа проверяет этот БИК по справочнику - если она его там не находит и вы уверены в том, что БИК введен верно - система предложит создать в справочнике новый банк и заполнить данные о нем.

После того, как все необходимые сведения введены, остается лишь закрыть окно правки информации о счете и выбрать счет в справочнике Банковские счета для подстановки информации о нем в форму ввода данных об организации.

После того, как выполнены все вышеописанные действия, окно сведений об организации можно закрыть, нажав кнопку ОК. Для удобства дальнейшей работы организацию ООО "Мебельщик" можно установить в качестве основной. Для этого нужно открыть справочник Организации, выделить организацию в списке справочника и нажать на кнопку Установить основной, которая расположена в панели инструментов справочника.

3.6. Информация о подразделениях организации

Внутреннее устройство большинства организаций представляет собой несколько подразделений, которые выделяются по различным признакам. Наша организация - ООО "Мебельщик", имеет следующие подразделения:

1. Администрация - в него входят все офисные работники - например директор, секретарь, бухгалтер, кассир.
2. Производственный цех - это подразделение, которое занимается производством мебели. В него входят мастера по производству мебели, наладчики станков.
3. Склад - это подразделение, отвечающее за хранение готовой продукции и приобретенных товаров и материалов. Здесь работают кладовщики и складские рабочие.
4. Магазин - подразделение, ответственное за продажу продукции. Здесь работают продавцы

При описании подразделений организации мы не случайно сделали акцент на сотрудниках, которые работают в данных подразделениях. Дело в том, подразделения обычно выделяют по следующим признакам:

1. Подразделение - участок работы сотрудников;
2. Подразделение - участок использования основных средств;
3. Подразделение - участок выпуска готовой продукции;

Для ввода информации о подразделениях организации мы можем воспользоваться справочником Предприятие > Подразделения организации (рис. 3.13). Это иерархический справочник, в котором предусмотрена иерархия элементов. В нашем случае это означает, что подразделения организации могут включать в себя другие подразделения.

Если в организации предусмотрена иерархия подразделений - сначала нужно создать соответствующие подразделения более высокого порядка, после чего, при создании подчиненных подразделений указывать вышестоящие подразделения в поле Группа.

На рис. 3.14 вы можете видеть заполненный справочник Подразделения для нашей организации. Обратите внимание на то, что любое из созданных подразделений по умолчанию готово к тому, чтобы вместить в себя подчиненные подразделения.

3.7. Ответственные лица, физические лица

Регистр сведений Ответственные лица организации (Предприятие > Ответственные лица организаций) хранит историю назначения сотрудников организации на ответственные должности. Среди таких должностей можно отметить следующие, предусмотренные в системе:

• Руководитель;
• Главный бухгалтер;
• Руководитель кадровой службы;
• Кассир;
• Ответственный за налоговые регистры;
• Уполномоченный представитель;
• Исполнитель;

Редактирование информации об ответственных лицах ведется в списке (рис. 3.15).

Для того, чтобы правильно заполнить данный регистр сведений, вам понадобится предварительно заполнить два справочника. Первый - справочник Физические лица. Его форма вызывается при нажатии кнопки с тремя точками в поле Физическое лицо регистра Ответственные лица организации. Второй справочник - Должности организаций - его можно вызвать из поля Должность.

Заполним сведения об ответственных лицах организации и об их должностях. Необходимая информация приведена в табл. 3.1.

На рис. 3.16 вы можете видеть заполненное окно элемента справочника Физические лица.

Обратите внимание на кнопку НДФЛ, которая расположена на панели инструментов окна. Она позволяет открыть окно ввода данных по НДФЛ по физическому лицу (рис. 3.17)

Эти данные пригодятся нам позже, когда мы будем говорить о заработной плате. Обратите внимание на то, что даты применения вычета на ребенка соответствуют периоду с его рождения по достижению им 18-летнего возраста.

Мы, в учебном примере, ограничились лишь некоторыми сведениями, а вы, заполняя данные о физических лицах в реально действующей базе, так же постарайтесь ввести полную информацию о них.

3.8. Склады, типы цен номенклатуры

Склады используются для хранения товарно-материальных ценностей. Склад - очень широкое понятие. В качестве обособленного склада, по которому ведется учет ценностей, вполне могут выступать как небольшой шкаф, в котором материально ответственное лицо хранит вверенные ему ценности, так и, например, огромная площадка под открытым небом, на которой так же хранятся ценности.

В 1С:Бухгалтерии существует справочник Склады (места хранения), который содержит перечень складов, используемых в организации.

Прежде чем создавать новые склады, зададим типы цен номенклатуры.

Типы цен задаются в специальном справочнике - Типы цен номенклатуры (Предприятие > Товары (материалы, продукция, услуги) > Типы цен номенклатуры), (рис. 3.18).

В учете товарно-материальных ценностей могут использоваться различные типы цен. Например, плановые, договорные, оптовые, розничные цены, - всё зависит от специфики каждой конкретной организации.

По умолчанию этот справочник содержит два типа цен - Основная цена продажи и Основная цена закупки. Внесем в справочник Типы цен номенклатуры новые элементы (табл. 3.2).

Немного позже, когда мы будем заполнять сведения о номенклатурных позициях, мы будем пользоваться данным справочником для установки типа цен на ту или иную позицию. Так же, создавая новые склады, мы будем указывать для некоторых из них типы цен.

Для того чтобы открыть справочник Склады (места хранения) можно использовать команду Предприятие > Склады (места хранения). На рис. 3.19 приведена форма этого справочника.

Для каждого склада можно указать краткое наименование, тип цены розничной торговли, вид склада, ответственное лицо. Обычно на каждом складе есть материально-ответственное лицо.

По умолчанию в системе есть один склад - он называется Основной склад. Добавим в систему сведения еще о нескольких складах (табл. 3.3).

Для склада Основной склад установим ответственное лицо - Васильева Петра Петровича.

Среди видов склада, помимо тех, которые мы выбирали, есть вид Неавтоматизированная торговая точка, окно ввода данных о складе видоизменяется.

Так, здесь появляется поле для указания счетов учета доходов и расходов. По умолчанию в данном поле установлен флажок Определять по учетной политике организации. При таком выборе в качестве счетов учета доходов и расходов используются, соответственно, счета 90.01.1 и 90.02.1 без применения ЕНВД, счета 90.01.2 и 90.02.2 для ЕНВД. При необходимости можно снять флажок Определять по учетной политике организации и вручную указать необходимые счета.

Один из созданных нами складов носит наименование Ненужный склад. Это не случайно - в следующем разделе мы рассмотрим порядок удаления ненужных элементов.